Dags att gå från yttre till inre flexibilitet?

De flesta organisationer använder sig av något som kan kallas ”yttre flexibilitet” för att över tid kunna anpassa bemanningen när det gäller volym och kompetens. Det innebär att man visstidsanställer, hyr in medarbetare och/eller anlitar konsulter – både ensamföretagare och från större bolag. Det är i sig inget konstigt men det finns risker med en allt för stor användning av yttre flexibilitet. Ett aktuellt och mycket sorgligt exempel är de konsekvenser som den stora användningen av timanställda har haft inom äldreomsorgen. Men även i mer normala situationer kan oönskade effekter uppstå i organisationen om den yttre flexibiliteten blir alltför omfattande. Till exempel följande:

• Stora administrativa kostnader. Varje medarbetare som ska in i eller ut från organisationen kräver handläggning, dokumentation, i vissa fall upphandling och introduktion samt avslutshantering. Kostnaderna för detta syns inte alltid men kan vara betydande.
• En brist på lojalitet och regelefterlevnad kan uppstå. Detta sker inte för att medarbetarna (vare sig de är anställda, inhyrda eller anlitade) vill missköta sitt arbete utan för att inte alltid har fått tillräcklig introduktion samtidigt som de inte är riktigt integrerade i verksamheten.
• Organisationen får en svag kontroll över resurserna. Sannolikheten att en konsult, en inhyrd person eller en visstidsanställd hela tiden söker efter alternativa anställningar/uppdragsgivare är stor. De flesta av oss behöver och vill ha en hyggligt god framförhållning och planeringsförmåga, inte minst för att säkra våra inkomster. Därför är det troligt att vi lämnar organisationen i förtid eller vid en mindre önskvärd tidpunkt om vi hittar en alternativ sysselsättning som ger oss bättre villkor. Det kan bli kännbart för verksamheten eftersom även flexibla medarbetare kan vara av stor betydelse och ha nyckelpositioner.
• Missförhållanden, regelbrott och oegentligheter riskerar att inte uppmärksammas. Den som har en lös anknytning till arbetsgivaren är ofta mindre benägen att agera visselblåsare och påtala saker som inte fungerar.
• Värdefull kompetens kan att försvinna utan att tas tillvara. Tiden för kompetensöverföring då någon ska lämna organisationen är ofta knapp och om en person har vistats endast en kort tid där finns en uppenbar risk att värdet av en sådan inte prioriteras.
• Inte sällan blir verksamhetens kvalitet sämre vid en hög användning av yttre flexibilitet. Det finns helt enkelt en koppling mellan erfarenhet och leveransförmåga som inte bör underskattas. Den som endast befinner sig på arbetsplatsen under en begränsad har vanligen inte förutsättningar att ge samma service, stöd, vård eller vad det nu är som organisationen ska leverera som den som har jobbat en längre tid. Detta förhållande gäller även då en mycket kvalificerad konsult tas in för ett begränsat uppdrag. Hen kan vara hur duktig som helst men det är ändå svårt att med en kort startsträcka verkligen förstå organisationens kultur, värderingar, etiska spelregler och viktigaste mål.

Men, kanske du undrar nu, vi behöver ju verkligen ha en viss anpassningsförmåga i vår organisation, då måste vi väl använda yttre flexibilitet? Svaret på den frågan är nej. Det finns faktiskt ett alternativ och det är att jobba med ”inre flexibilitet” istället.

Ett sådant val innebär i korthet att du ökar upp den fasta bemanningen (det vill säga andelen tillsvidareanställda) och därmed reducerar den yttre flexibiliteten och sedan vidtar några åtgärder för att säkerställa organisationens behov av flexibilitet. Det innebär att du till exempel kan:

• Se till att använda eventuell överskottstid, det vill säga tid då medarbetarna inte är fullt belagda, till kompetens- och verksamhetsutveckling samt förbättringsarbete. Det ökar medarbetarnas kompetens vilket på sikt skapar en kompetensflexibilitet – fler av medarbetarna kan arbeta med fler olika arbetsuppgifter. Dessutom utvecklas organisationen och det kan medföra bättre resultat när det gäller såväl verksamhetens resultat som ekonomiska effekter.
• Arbeta aktivt med roll- och uppdragsutveckling. Undvik snäva befattningsbeskrivningar och trånga uppdrag och försök istället att se långsiktigt och utvecklingsorienterat på varje medarbetares arbete. Och så klart – premiera utveckling och inte bara kortsiktiga resultat.
• Testa att bygga upp en pool om det är någon yrkesgrupp där du vet att du ofta har behov av flexibilitet i bemanningen. Välj ut de bästa att ingå där, då ökar chanserna att de kan göra ett bra jobb även om de med kort varsel får förändrade arbetsuppgifter eller en ny placering, och ge dem riktigt goda villkor. Då är sannolikheten stor att de vill fortsätta jobba hos dig.
• Fundera över om du kan få till ett avtal om flexibla arbetstider, alltså utöver det vi brukar kalla flextid. Kanske kan medarbetarna (och deras fackliga organisationer) gå med på något slags säsongsarbetstid? Då kan du bemanna upp tillräckligt under arbetsintensiva perioder utan att behöva ta in extern arbetskraft.
• Se över flexibilitetsvillkoren i din organisation. Det finns inget som hindrar dig från att erbjuda bättre villkor än de som finns i kollektivavtalet och genom att ge medarbetarna ersättning och förmåner som upplevs som goda och rättvisa kommer du lättare att kunna hitta personer som kan hjälpa till när arbetsbelastningen blir tillfälligt stor eller då arbete behöver göras på andra tider eller platser än de vanliga.
• Satsa på en fortsatt digitalisering av arbetet. Ju fler medarbetare som kan arbeta platsoberoende desto större chans att de kan och vill bidra med den flexibilitet som organisationen behöver vid varje enskilt tillfälle.
• Då du kan – erbjud individuella lösningar. Någon kanske, till exempel på grund av familjeförhållandena, helst vill ha en hög grad av stabilitet i sin arbetsvardag medan andra kan tänka sig en högre grad av flexibilitet. Acceptera och bejaka variation och olikhet, det är bra för både medarbetarna och organisationen.

Så vad tänker du nu när du har läst min text om yttre och inre flexibilitet? Har din organisation en lagom nivå på den yttre flexibiliteten? Om inte – vad gör ni för att komma till rätta med det? Och använder ni inre flexibilitet på ett smart sätt? Kommentera gärna och tyck till!