Effektiva möten – så gör du!

Vi är alla människor. Vi glömmer, hinner inte med, missar och orkar inte. Det är okej. Men bara till en viss gräns.

Att skippa linsgrytan för en kebabpizza då och då må vara okej. Likaså att vid enstaka tillfällen hoppa över spinningpasset för att istället kolla senaste avsnittet av The Crown.

Men i vårt arbete behöver vi verkligen försöka göra rätt. Om inte till 100% så i alla fall på en 90%-nivå.

Ett exempel på det är att säkerställa att de möten vi bjuder in till och leder verkligen blir effektiva. För dåliga möten riskerar att skapa frustration, försvåra verksamhetens framdrift och göra att vi inte når våra mål. Dessutom kan det bli attans dyrt, mer om det lite längre ner.

Det jag skriver fortsättningsvis känner du säkert redan till. Och om du alltid jobbar så här säger jag helt klart: Grattis! Men upplever du att du ibland missar något, lämnar ett möte med en känsla av frustration eller helt enkelt har glömt grunderna i bra mötesledning så tror jag att du kan ha glädje av mina tips. Så det här inlägget vänder sig i första hand till alla som bjuder in till och leder möten (och vi är många) men det kan också vara till glädje för alla mötesdeltagare (som är ännu fler). För tillsammans kan vi göra bättre!

Här kommer 5 smarta tips för att skapa och genomföra effektiva möten.

Tips nr. 1 – Skilj på olika slags möten

Olika slags möten har olika syften och mål. Och därmed behöver du som mötesledare använda olika strategier och metoder. Så tänk noga igenom redan när du bokar in mötet – vad handlar det om? Ett informationsmöte, beslutsmöte, ledningsgrupp, inspirationsmöte, arbetsmöte, projektmöte, APT eller kanske en facklig samverkan? För det kommer att påverka dina förberedelser men också genomförandet av mötet.

Tips nr. 2 – Fundera över vilka som ska vara med på mötet

När du har bestämt dig för att ett möte ska genomföras och tagit ställning till vilket slags möte det handlar om är nästa steg att fundera på vilka som ska vara med. Generellt gäller att ju fler personer som deltar, desto mer sammanlagd arbetstid går åt. Stort möte är alltså lika med dyrt möte. Samtidigt kan det i en del situationer vara både rätt och viktigt att så många som möjligt är med och får uppleva samma sak och höra samma budskap samtidigt. Några frågor du kan reflektera över när du väljer vilka som ska bjudas in till ett möte är följande:

• Har personen något viktigt att bidra med vid mötet?
• Behöver hen höra det som ska diskuteras vid mötet?
• Finns det några risker med att utesluta personen från mötet?
• Finns det några fördelar med att personen inte är med? Så kan det till exempel vara om en viss person är fullt upptagen med andra brådskande arbetsuppgifter som måste prioriteras.

Det är alltid klokt att då och då tänka nytt när det gäller valet av vilka som ska vara med vid ett möte. Ofta går vi på slentrian och bjuder samma personer varje gång men både borttag från och tillägg till inbjudningslistan kan leda till effektivare möten som ger bättre resultat.

Tips nr. 3 – Informera deltagarna

Jag ser ofta hur samma agenda används slentrianmässigt på möte efter möte. Ibland följs den men faktiskt inte så ofta. Istället fladdrar samtalet iväg lite hit och dit och ingen vet riktigt vad som har hänt när man lämnar mötet och ska fortsätta med det riktiga jobbet. Så se till att alla som ska vara med vid mötet vet varför det ska äga rum, hur det ska gå till och vad mötets syfte och mål är.

Tips nr. 4 – Hjälp deltagarna – använd den bästa retoriska metoden

Genom att inleda mötet med en tydlig introduktion blir det ordning och reda från början. Du kan till exempel säga så här:

”Välkommen till dagens möte. Syftet med mötet idag är att XXXXXX. Vi kommer att börja med XXX, därefter XXX och i slutet ska vi XXX.”

Sedan är det smart att löpande under mötet påminna dig själv och deltagarna om var ni är på agendan. Och det gäller oavsett mötestyp. Då kan du säga till exempel så här:

”Så, nu har vi klarat av XXX – tack Louise för en bra dragning. Nu fortsätter vi med XXX innan det är dags att ta XXX och avsluta med XXX.

På det här sättet får alla koll på helheten, blir påminda om strukturen och vet var mötet befinner sig.

Sist av allt, och det är jätteviktigt, ska du göra en avrundning. Om mötet har fattat beslut ska de formuleras tydligt och gärna noteras skriftligt. För alla inbjudna kanske inte kunde delta på mötet och behöver kunna ta del av resultatet efteråt. Men även om mötet varit mer av en informerande, diskuterande eller kreativ art bör du avrunda på ett tydligt sätt. Då kan du säga till exempel så här:

”Därmed är vi nästan klara med dagens möte. Som jag nämnde i början skulle vi XXX, XXX och XXX och det har vi gjort nu. XXX hann vi inte med men den fortsätter vi med på nästa möte. Det vi har beslutat är att Y ska göra YYYY, att T ska fixa TTT och att vi ska genomföra en work shop i november. Finns det några oklarheter kring mötets resultat?”

Sammanfattningsvis innebär det här retoriska knepet att du börjar med a) berätta vad ni ska göra under mötet, b) påminner löpande under mötet om var ni befinner er på agendan och c) avslutar med en sammanfattning och påminnelse om vad ni har gjort.

Tips nr. 5 – Våga ta bort eller ändra möten

Som jag har antytt ovan sker många möten på slentrian. Ibland är det praktiskt och enkelt, alla vet att det är måndagsmöten klockan 10 på förmiddagen och är förberedda på det. Men då och då kan det vara smart att ifrågasätta rutinerna. Några frågor du kan fundera över är följande:

• Är jag/vi mogna för ett möte? Ibland kan det vara bättre att ställa in eller åtminstone skjuta upp ett planerat möte om du själv eller dina möteskamrater ännu inte är riktigt klara med allt som bör vara gjort före mötet.
• Är tiden rätt för mötet? Alla tyckte nog att det var det en bra idé när mötesplaneringen gjordes i början av året men handen på hjärtat – att ha ett ledningsgruppsmöte den 23 december eller ett viktigt informationsmöte dagen för midsommarafton kanske inte är så smart? Eller för att ta ett annat exempel: om det sedan mötestiden bokades har dykt upp en massa nya saker som måste hanteras skyndsamt eller om influensan härjar och många ligger sjuka kan det vara bättre att ställa in mötet och boka en ny tid.
• Är mötet rätt verktyg för det vi vill göra? Möten kan vara bra till mycket men inte till allt. Kanske kan en del saker redas ut vid informella samtal i mindre grupper? Eller så kan avgränsade frågor passa in i andra redan bokade möten?

Där, just där, avslutar jag detta blogginlägg. Jag beklagar om det har blivit lite för långt men jag brinner verkligen för den här frågan. Alltså hur vi kan få till stånd bra och effektiva möten som gör verklig nytta men också städa bort möten som inte tillför något värde.

Men jag vill avsluta med en sak jag nämnde tidigare i texten. Att möten kan vara dyra. Eller om jag ska vara helt ärlig – de ÄR dyra. Om du vill ha hjälp att räkna på vad mötena kostar i din organisation är du varmt välkommen att höra av dig så ska jag dela med mig av min excel-mall där du kan analysera mötena i just din organisation.