Att jobba på distans då och då har för många arbetsplatser, chefer och medarbetare redan sedan tidigare varit helt normalt. Distansarbetet har också skett lite här och där – ibland på ett café, andra gånger hos en kund eller hemifrån. Men nu är läget annorlunda, mycket annorlunda.

  • Antalet personer som jobbar på distans har ökat kraftigt.
  • Nästan alla som arbetar på distans gör det i dagsläget hemifrån.
  • För många är distansarbetet nu på 100% det vill säga de går inte alls till sin vanliga arbetsplats.
  • En del av distansarbetarna är ovana vid att jobba så och några har aldrig tidigare prövat det.
  • En hel del chefer och ledare har aldrig prövat på ett ledarskap som sköts helt på distans.
  • Samtidigt som den här förändringen sker påverkas de flesta av oss av oro – för hälsan, familjen, ekonomin och samhällsutvecklingen.

Den här situationen innehåller alltså flera hittills okända komponenter och det ställer nya krav på oss alla. Så till dig som är chef och/eller ledare kommer här fyra tips på hur du bäst kan göra för att säkra verksamheten samtidigt som du utövar ett gott ledarskap och bidrar till dina medarbetares välmående.

Tips nr. 1 – Använd kikaren
När du inte längre träffar dina medarbetare i vardagen samtidigt som många av dem jobbar på distans i en betydligt större omfattning än de tidigare har gjort kan det vara lätt att missa viktiga signaler – om ohälsa, problem i arbetet, konflikter eller stress. Därför behöver du skaffa dig en kikare det vill säga verktyg och metoder som hjälper dig att verkligen se dina medarbetare trots att de ”befinner sig långt borta”. Ett exempel på hur du kan jobba med kikaren är lägga in täta individuella men ganska korta kontakter med samtliga medarbetare. Ett annat är att – tvärtemot vad du brukar göra – lyssna på skvaller. Nej, jag menar förstås inte att du ska tro på allt du hör men att fånga upp och vara beredd att agera på oroväckande signaler du får från andra håll kan vara en mycket verkningsfull metod när du själv inte har möjlighet att upptäcka dem.

Tips nr. 2 – Behandla medarbetarna olika (när det behövs)
Ofta utgår vi från att rättvisa och likabehandling är viktiga faktorer i ett gott ledarskap men i tider som dessa kan det ibland behövas något annat – ja, faktiskt tvärtom. Jag tänker så här: Medarbetare som är nyanställda och ännu inte riktigt kommit in i gänget, de som har en särskilt tuff situation privat eller som aldrig har jobbat på distans tidigare kan behöva mer av din uppmärksamhet. Det kan betyda att du erbjuder dem tätare kontakt med dig samt mer återkoppling och uppföljning. Om du har några av medarbetarna på plats samtidigt som andra jobbar på distans kan det också vara en bra idé att ge distansarbetarna företräde till exempel vid möten, risken är annars lätt att de som finns i rummet tar upp det mesta av samtalstiden och att kollegorna som finns fysiskt nära dig i praktiken blir de som ges en positiv särbehandling.

Tips nr. 3 – Akta dig för uppluckrat ledarskap
När saker och ting är ”som vanligt” påverkas vi i vardagen av kollegor och chefer, vi får löpande information om gällande värderingar, riktlinjer, spelregler och mål och skulle vi bete oss mindre lämpligt är sannolikheten stor att någon upptäcker det och hjälper oss att hitta rätt riktning. Den här mjuka styrningen fungerar inte på samma sätt då vi jobbar på distans och det finns en uppenbar risk att vi istället påverkas mer än vanligt av till exempel familj, vänner och sociala medier på bekostnad av chefer och arbetskamrater. Därmed uppstår en risk att vi tappar koll på målet, glömmer regelverken eller börjar svaja lite i våra värderingar. Då uppstår en risk för ett uppluckrat ledarskap. Med det menar jag helt enkelt att vi med tiden kan komma att fatta mindre lämpliga beslut, göra dåliga prioriteringar eller utöva ett felaktigt beteende i förhållande till varandra, kunder eller samarbetspartners. För att undvika att en sådan här situation uppstår är det mycket viktigt att den som är chef/ledare använder sin kikare (se tips nr. 1 ovan) och regelbundet påminner om viktiga regelverk, principer, värderingar och mål som finns i organisationen.

Tips nr. 4 – Utveckla team på distans
De flesta organisationer tror på värdet av att jobba i team och har därför satsat stort på teamutveckling. Men frågan är: går det verkligen att få till ett bra teamarbete när alla, hela tiden, jobbar på distans? Kanske, men det finns flera utmaningar och för att hantera dem måste alla hjälpas åt.
Till att börja med blir det betydligt mycket svårare för nya personer att integreras i befintliga team när många eller alla jobbar på distans. Det betyder att det antagligen behövs helt nya onboardingprocesser eller åtminstone en förnyelse av de som redan finns. Även arbetet under gruppens ”lära känna-fas” måste antagligen ses över.

Senare i gruppens utveckling finns en risk att eventuella rolloklarheter blir svårare att upptäcka när medarbetarna inte ses till vardags. Det kan leda till att saker inte blir gjorda eller att de blir utförda flera gånger då medarbetarna inte vet vem som ska göra vad. Risken kan minimeras om det finns regelbundna tillfällen att diskutera detta och att komma överens om en planering och arbetsfördelning. Tydlighet kring uppgifter, mål och roller blir därmed otroligt viktigt.

Även konflikter blir knepigare att upptäcka och de riskerar därför att eskalera och bli skadliga för såväl individer som verksamhet. Ett sätt att undvika det är att be medarbetarna att inte kommunicera jobbsaker i privata kanaler – då kan rykten och skvaller uppstå som inte är bra. Uppmana också alla att höra av sig om de känner sig illa behandlade, mobbade eller kränkta. Och som jag har sagt tidigare – var lite extra lyhörd för skvaller.

Nu har det blivit hög tid att avrunda det här blogginlägget men det finns så klart mycket mer att säga i ämnet. Så om du vill få fler förslag på hur du kan utöva ett gott chefs- och ledarskap även i Corona-tider är du varmt välkommen att höra av dig. Du kan till exempel få personlig rådgivning genom tjänsten ”Vrid och vänd” eller så kan jag erbjuda en organisationsintern föreläsning eller ett webinar för dig och dina kollegor.

Har du synpunkter, tankar, frågor eller förslag blir jag också glad om du hör av dig med en kommentar.