Händer det ibland att viktig information som du söker efter är svår att hitta? Eller dyker det upp flera versioner av samma dokument och du blir osäker på vilken som är aktuell och ska användas? Då är du långt ifrån ensam.
Produktionen av policys, riktlinjer, instruktioner, checklistor och mallar är ofta enorm i våra organisationer. Det sker i all välmening, det är ju bra om alla vet vad som gäller och sedan kan hitta vägledning i sitt dagliga arbete. Men mindre vanligt är att den här typen av dokument tas bort. Det är helt enkelt ingen som städar.
Men ingen anledning till oro – det går att få ordning på torpet. Till exempel kan du göra så här:
- Välj ett sakområde i taget. Om du försöker ta dig igenom allt på en gång är det stor risk att jobbet blir allt för omfattande och att du (och alla andra) hinner tröttna innan ni är klara.
- Be någon ta fram allt, ja – jag menar verkligen allt, som finns skrivet och lagrat inom det här området. Nu kanske du tänker att det är omöjligt, det finns absolut ingen tid till det men det kan finnas lösningar. Till exempel kan det här vara en perfekt uppgift för en praktikant eller en student. De får lära sig massor om verksamheten, får insyn i hur det funkar (och kanske hur det inte funkar) samtidigt som de bidrar med något positivt på jobbet. Eller så finns det någon medarbetare som under en tid gärna skulle vilja, eller kanske behöver, ha en arbetsuppgift som inte är så stressig och som går att utföra i lugn och ro. Då kan det också vara ett sätt att få jobbet gjort.
- Tänk på att du kan behöva en detektivs sinnelag för att hitta allt. Intranät har ju de flesta numera och där hittar du säkert massor men kanske kan det också behövas lite grävande i diariesystem, gemensamma och individuella mappar i IT-systemet eller till och med i fysiska pärmar.
- Sortera sedan materialet i underkategorier. Om du till exempel jobbar inom HR kan de vara rekrytering, lönebildning, arbetsmiljö, ledigheter eller… tja, du fattar säkert.
- Kolla nu om det finns dubbletter av några dokument och notera i så fall vad som eventuellt skiljer dem åt. Det kan vara dateringen, utfärdare eller något av innehållet.
- I det här skedet kan du också som en bonus i ditt städarbete passa på att undersöka om något fattas. Kanske har ni till exempel checklista för introduktion av tjänstemän men inte när det gäller medarbetare i produktionen. Eller så finns det en policy för arbetsmiljö medan en sådan saknas när det gäller likabehandling. I så fall kan du sätta upp dem på din att göra-lista inför framtiden.
- När allt material är framtaget, sorterat och analyserat är det dags att påbörja själva röjningen. Den görs med fördel av en person som är väl insatt i området. Hen får helt enkelt besluta vad som ska a) kastas, b) revideras/uppdateras och kanske c) nyproduceras.
- Och nu är det bara att se till att det blir gjort.
- Jo, och så en sak till – glöm inte kommunikationen. Om det har florerat flera versioner av ett dokument eller om du väljer att göra en viktig uppdatering i ett annat är det viktigt att berätta om det för medarbetare och kollegor. Därigenom kan du säkerställa att rätt dokument används på rätt sätt.
Tycker du att det här låter jobbigt, trist och arbetskrävande? Då ska du tänka på att otydlighet gentemot medarbetare och chefer riskerar att göra dem stressade och irriterade. Dessutom kan en effekt bli att samma fråga hanteras på olika sätt av olika individer. Olle följer alltså version X av en riktlinje medan Ani istället använder version Y. Och det kan leda till orättvisor och till och med felaktiga åtgärder inom viktiga områden. Och det vill vi ju inte, eller hur?
Så fram med skurhinken och dammsugaren – städning kan faktiskt vara kul!
Senaste kommentarer