Känner du ibland att det är svårt att avgöra vem som ska vara med på vad? Och vilka grejer du själv bör delta i? Då har du hittat rätt för jag har funderat en hel del på hur vi kan lösa sådana situationer. Så nedan följer mina tips och råd för hur du bäst väljer rätt!

Till att börja med kan vi konstatera att det finns mängder av olika slags aktiviteter som vi ibland bjuds in till eller själva bjuder in andra till. Vi har träffar, möten, arbetsgrupper, styrgrupper, projektgrupper, ledningsgrupper, kommittéer, nätverk, dialoger, arenor, avstämningar, samråd, samverkan och avstämningar. Och säkert några till som jag inte kommer på just nu. Men eftersom det finns så många olika ord och begrepp väljer jag att fortsättningsvis använda ordet ”forum”. Med det menar jag ”en församling/plats för diskussioner och/eller beslut”.

En del forum är obligatoriska och det finns tydliga regler för vem/vilka som ska delta men i de flesta fall kan vi faktiskt bestämma själva. I de fallen kan du använda följande frågor för att ta beslut om vem som ska vara med på vad.

Funderar du på att starta ett nytt forum?

  • Börja med att kolla om det redan finns något forum som kan passa. Kanske kan ett befintligt forum som stämmer delvis anpassas efter dina behov.
  • Tänk noga igenom syftet – det påverkar hur många och vilka som ska bjudas in. Välj deltagare med omsorg och inte av slentrian. Undvik att bjuda in för många till ditt nya forum.
  • Ta ställning till om ditt forum ska ha ett slutdatum eller om arbetet där ska bedrivas löpande. Det kan vara klokt att avsluta ibland forum, gärna med en utvärdering, och vid behov starta om eller starta nytt.

Leder du redan ett forum?

  • Fundera över om ditt forum verkligen behövs eller om de frågor som diskuteras där kanske kan hanteras på något annat sätt. Att lägga till exempel slå ihop flera forum till ett är ofta tidseffektivt. Om du är osäker – kontakta andra forumledare för att diskutera ett samarbete eller sammanslagning.
  • Fundera på om ditt forum har rätt deltagare (antal och kompetens). Det går faktiskt att ändra sammansättningen efter vägen.
  • Säkerställ att deltagarna i ditt forum har goda förutsättningar att bidra. Till exempel genom bra mötesformer, en tydlig agenda och tillräckligt med tid.

Är du med i ett forum?

  • Reflektera över om det känns rätt för dig att vara med. Uppväger nyttan (för dig och för andra) den arbetsinsats som deltagande innebär? Om inte kanske det är dags att kliva av.
  • Deltar du aktivt i forumet? Är du med på tillräckligt många aktiviteter och är du förberedd när du gör det? Är svaret nej kan du behöver fundera på varför och vad du kan göra åt det.
  • Finns det någon annan som skulle vara bättre lämpad att delta än du själv? Om du kommer på någon sådan kan du föreslå ett personbyte.
  • Utvärdera årligen, för dig själv, deltagandet i forumet. Känns det fortfarande rätt att delta?

Har du blivit tillfrågad om att delta i ett nytt forum?

  • Ta reda på vad som förväntas och vilka krav ditt deltagande kommer att ställa på dig.
  • Tänk noga igenom erbjudandet innan du tackar ja. Har du tid? Har du lust? Är du rätt person för att delta? Acceptera inte nya forum bara för att du känner dig smickrad eller för att du känner att du måste.
  • Om du tycker att det nya forumet verkar onödigt eller överflödigt – kanske för att de frågor som ska hanteras där skulle kunna omhändertas på något annat sätt – säg det!

Så, nu har du fått några frågor som kan vara bra att använda när du ska ta ställning till både befintliga och kommande forum. Vad tycker du – tänker jag rätt? Och har du kanske fler frågor vi borde ställa oss? Kommentera gärna eller hör av dig på annat sätt om du vill snacka mer om forum!